PRIVACYVERKLARING

Nature’s Rootz – ook handelend onder de naam Rootz

1. Wie zijn wij?

Nature’s Rootz, tevens handelend onder de naam Rootz, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Bedrijfsnaam: Nature’s Rootz / Rootz
KvK-nummer: 97076414
E-mail: info@rootzcare.nl
Nature’s Rootz hecht grote waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en verwerkt deze zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Dit kan onder meer gaan om:

Naam
Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)
Factuur- en betaalgegevens
Intakegegevens
Gezondheidsinformatie (bijzondere persoonsgegevens)
Overige informatie die je zelf aan ons verstrekt

3. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

Het uitvoeren van de overeenkomst
Het plannen en uitvoeren van behandelingen
Administratie en facturatie
Communicatie over afspraken en dienstverlening
Naleving van wettelijke verplichtingen

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden zoals ongevraagde marketing.

4. Rechtsgrond voor verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

Uitvoering van de overeenkomst
Wettelijke verplichting
Uitdrukkelijke toestemming (met name voor gezondheidsgegevens)
Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.

5. Gezondheidsgegevens (bijzondere persoonsgegevens)

Gezondheidsgegevens worden uitsluitend verwerkt:

voor een verantwoorde uitvoering van de behandeling
met uitdrukkelijke toestemming van de cliënt

Deze gegevens worden met extra zorg behandeld en alleen toegankelijk gemaakt voor Nature’s Rootz.

6. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Nature’s Rootz neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen.

Papieren gegevens

Geprinte intakeformulieren en dossiers worden opgeslagen in een afsluitbare kast, deze kast is niet toegankelijk voor derden.

Digitale gegevens

Digitale intakeformulieren en dossiers worden opgeslagen op een beveiligde en versleutelde online omgeving, zoals:

Google Drive
Dropbox

Toegang is beveiligd met sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie.
Daarnaast hanteert Nature’s Rootz een intern datalekprotocol.

7. Delen wij persoonsgegevens met derden?

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals:

Boekhouder of administratiekantoor
Betaaldienstverleners
Cloudopslagdiensten (bijv. Google Drive, Dropbox)

Met deze partijen worden, waar nodig, passende afspraken gemaakt over gegevensbescherming.
Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

Globaal hanteren wij:

Administratieve gegevens: conform wettelijke bewaartermijnen
Intake- en gezondheidsgegevens: zolang de overeenkomst loopt en zolang dit noodzakelijk is voor de dienstverlening.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens
jouw gegevens te laten corrigeren
jouw gegevens te laten verwijderen
bezwaar te maken tegen verwerking
jouw toestemming in te trekken
een klacht in te dienen

Een verzoek kun je sturen naar het e-mailadres vermeld in artikel 1.
Wij reageren zo spoedig mogelijk, uiterlijk binnen 30 dagen.

10. Klachten

Indien je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, kun je contact met ons opnemen.
Daarnaast heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Nature’s Rootz behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen.
De meest actuele versie is altijd beschikbaar via de website.

Versie: 2025.1